Modelo de comunicaciones, relacionamiento y sostenibilidad

GRI 102-13, 102-40, 102-42, 102-43, 418-1

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En 2019, con el propósito de gestionar de manera integral las dimensiones de comunicaciones, relacionamiento y sostenibilidad, y buscando el desarrollo sostenible, el fortalecimiento de la buena reputación y el posicionamiento de la compañía entre sus grupos de interés, definimos un modelo integrado que responde, de manera coherente e intencional, a los pilares de la estrategia.

Los insumos para la gestión de estas tres dimensiones son las prioridades estratégicas, los asuntos materiales y nuestros compromisos con los grupos de interés. El modelo se soporta en cinco (5) palancas: formar, informar, movilizar, administrar riesgos y gestionar aliados, que nos permiten definir el alcance y las iniciativas a desarrollar.

Este modelo integrado es un elemento vivo que se ajusta a las necesidades estratégicas de la compañía.

Fuente: Archivos Dirección de Entorno Empresarial XM

Con el fin de garantizar la comunicación efectiva y el relacionamiento estratégico, en XM tenemos categorizados los grupos internos y externos, que pueden tener interés en la compañía o que tienen la capacidad de influir en sus resultados, según sus particularidades y la forma en la que deben ser abordados para establecer relaciones de largo plazo.

Los grupos de interés que gestionamos en XM son:

• Academia e innovación
• Clientes
• Empleados
• Estado
• Gremios
• Líderes de opinión y periodistas
• Proveedores
• Sociedad

Durante 2019 generamos diversos escenarios de diálogo y encuentros con nuestros grupos de interés. Esta gestión contempló la participación de la compañía en diferentes escenarios, por medio del Centro Nacional de Despacho (CND) y del Mercado de Energía Mayorista (MEM), en los distintos foros de integración con otros sectores energéticos, fundamentales para el suministro y transporte de combustibles primarios para las plantas de generación térmica.

Estos foros fueron clave, entre otros temas, para la atención de la demanda eléctrica bajo una operación confiable, económica y segura, permitiendo que los retos que se presentaron durante el año 2019 en la coordinación del suministro y transporte de combustibles para las plantas de generación térmica a gas del Sistema Interconectado Nacional, causados por la programación de intervenciones en los activos de transporte y producción de gas (campos de producción de gas nacionales y gas importado inyectado desde la planta de regasificación de la Costa norte del país) y la ocurrencia de eventos no programados, fueran coordinados y gestionados en el Comité de Mantenimientos e intervenciones (COMI) del Consejo Nacional de Operación de Gas en el cual participa XM, logrando atender la demanda del Sector eléctrico ante los distintos escenarios presentados en su totalidad.

Como parte de nuestra tarea constante de informar al país de manera pedagógica las principales variables del SIN y del MEM, y valorando que los periodistas y medios de comunicación nos ayudan a transmitir la magia de la energía a los colombianos, durante 2019, compartimos 44 comunicados de prensa, concertamos visitas para ampliar el conocimiento de la compañía y del sector, gestionamos sus solicitudes de información y concedimos entrevistas.

Lo anterior nos permitió fortalecer la pedagogía sobre el sector eléctrico colombiano y sobre nuestra gestión propia, posicionándonos como una fuente confiable de datos del sector eléctrico, lo que, sumado a la periodicidad y contenido de los comunicados de prensa, generó 871 noticias en medios de comunicación nacionales, de las cuales 687 fueron positivas lo que representa un free press equivalente a $8,967 millones.

Con proveedores realizamos un taller de “Gestión de riesgos en la cadena de suministros” y un grupo focal de medición de reputación y sostenibilidad. Por su parte, con nuestros clientes llevamos a cabo la presentación de los resultados de gestión de 2018 y cuatro entrevistas para la medición de reputación y sostenibilidad.

Con empleados generamos espacios de conversación y diálogo que nos permitieran crear sinergias entre los diferentes temas que se abordan en la organización, tuvimos tres reuniones generales, ocho sesiones de divulgación del informe anual, dos grupos focales de medición de reputación y sostenibilidad, siete reuniones “café con la gerencia” y doce tertulias de transformación cultural.

De estos espacios de diálogo surgen diversas expectativas y preocupaciones con algunos grupos de interés, que son identificados para seguir fortaleciendo las relaciones de confianza con ellos.

Buscamos afianzar el relacionamiento sectorial con nuestra participación en siete premios, en los que logramos dar a conocer la gestión e iniciativas de XM en beneficio del sector, resaltando la innovación como elemento transformador que dinamiza nuestra labor como operadores del SIN y administradores del MEM.

En XM estamos comprometidos con el tratamiento de datos personales de nuestros grupos de interés, por esto, en 2019 reportamos, por primera vez, a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) todas las bases de datos personales que son tratadas por XM, como responsable o encargado del tratamiento, evidenciando la debida gestión de esta información por parte de la compañía. Así mismo, contamos con distintos medios para que los titulares de los datos personales gestionados por XM presenten PQRS en materia de protección de datos personales, solicitudes a partir de las cuales reportamos semestralmente a la SIC todos los reclamos que recibimos durante estos periodos en relación con el tratamiento de datos personales; al respecto, durante el año 2019 no recibimos ningún reclamo en relación con el tratamiento de datos personales realizado por XM.

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 603 de 2000, declaramos que se dio cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

Gestión con agentes

GRI: 102-43

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Dimos respuesta a 20,755 requerimientos, de los cuales, 19,312 fueron atendidos entre 0 y 8 días, lo que significa un indicador de oportunidad de atención del 93 %. La atención del 7 % de los requerimientos que están por fuera del rango mencionado, obedecen a casos que necesitan más tiempo del definido para su solución; ante estas situaciones nuestros procesos implicados justifican oportunamente las razones.

Gestión de requerimientos

Fuente: CRM XM

El manejo de la información y la transferencia de conocimiento son vitales para la sostenibilidad del sector eléctrico colombiano, por eso, desde XM propiciamos espacios académicos en los que participan los diferentes agentes del mercado, para mejorar sus competencias y afianzar los saberes en torno a una industria con muchos retos para afrontar en el futuro.

El año anterior llevamos a cabo tres eventos de capacitación:

Eventos de capacitación a agentes del mercado

Fuente: Archivos Dirección Entorno Empresarial XM