Así nos evaluamos
GRI 102-17, 102-34, 103-3, 205-1
Durante 2019 se registró un (1) caso de conflicto de interés y se recibieron cuatro (4) casos en la línea de ética en diversos temas, el 100 % de consultas y reportes recibidos fueron gestionados y respondidos. No se identificaron preocupaciones relacionadas con casos de acoso laboral, conductas anómalas, fraude, trato inequitativo, violación de leyes, normas y regulaciones o conductas inadecuadas en condiciones laborales.
Las operaciones evaluadas para riesgos relacionados con la corrupción fueron el 100 % de las relacionadas con nuestras actuaciones.
El riesgo de fraude, que incluye los aspectos de corrupción, fue evaluado mediante:
Auditorías internas en los procesos de contratación, con énfasis en la etapa precontractual y postcontractual; en el proceso de redespacho; en la verificación quinquenal de las fronteras comerciales con reporte al ASIC; en los proyectos, donde se verificó el cierre adecuado de los principales hitos de cada proyecto, su relación con el cronograma y su ejecución presupuestal con respecto a lo planeado; en la Auditoría liquidar SIC y LAC, y se analizó en el proceso de autorizaciones y acceso a aplicativos.
Durante las auditorías del 2019, se enfatizó en la inclusión dentro de las matrices de riesgos de los procesos, de aquellos relacionados con fraude y corrupción, con el objetivo de visibilizarlos y gestionarlos en los procesos, a través de la implementación de medidas de administración.
Auditorías externas en los procesos de: ingresos regulados y diferidos, construcciones en curso y el impuesto de renta.
Evaluación del desempeño del máximo órgano de gobierno
GRI 102-28
Nuestros estatutos sociales determinan que la Junta Directiva tiene la facultad de establecer sus propios mecanismos de autoevaluación. Para el efecto, anualmente realizamos la autoevaluación para medir su eficacia como órgano colegiado. Acogiendo las recomendaciones de las mejores prácticas en esta materia, en 2019 se aplicó una autoevaluación de tipo cualitativo.
En la autoevaluación se consulta a cada uno de los miembros de Junta Directiva sobre cuales temas considera que debe centrar su gestión en el próximo periodo y qué aspectos debe mejorar la administración para facilitar el funcionamiento de la Junta Directiva. Dicha información permite retroalimentar a la gerencia general y a los demás directivos de XM, en aras de mejorar la gestión de la Junta Directiva durante el siguiente periodo.
Así mismo, nuestra Junta Directiva evalúa anualmente la gestión de la gerencia general, con el objetivo de destacar sus resultados en el periodo anterior y de proponer aspectos a mejorar que generan valor agregado en su gestión.
Comité de auditoría
Es el máximo órgano de control en la empresa y se encarga de la vigilancia de la gestión y efectividad del Sistema de Control Interno.
La señora Martha Cediel de Peña y los señores Jesús Alonso Botero García, Isaac Dyner y Carlos Ignacio Mesa Medina, fueron designados por la Junta Directiva como miembros del comité de auditoría. Los tres primeros son miembros de Junta Directiva y el último es el Vicepresidente de Auditoría Corporativa de ISA. En cumplimiento de estándares internacionales, se resalta que los miembros del comité de auditoría, en conjunto, cuentan con competencias complementarias en temas legales, financieros, técnicos, de riesgos y de auditoría.
Comité de Ética
Es el responsable de definir los objetivos y estrategias necesarias para soportar la gestión ética en la empresa, servir de órgano de consulta sobre asuntos éticos y de conflictos de interés, analizar las denuncias recibidas y reportar al comité de auditoría sobre la gestión realizada.
El comité de ética está compuesto por tres miembros con voz y voto: el Gerente General y dos colaboradores elegidos por los trabajadores de XM. Adicionalmente, asisten como invitados la Dirección Talento Humano, la Secretaría General y Auditoría Interna.
El comité se reunió dos veces durante 2019, promoviendo el conocimiento del Código de Ética y Conducta y su vivencia en los grupos de interés; además sirvió como órgano de consulta de inquietudes recibidas de diversas fuentes.