Así sumamos energías
GRI 103-2
XM se plantea metas cada vez más exigentes, desarrollando sus prácticas en contextos diversos, retadores y novedosos que le plantean soportar sus decisiones en el más sólido conjunto de valores. En este escenario, la ética se reconoce como el valor de valores que define el carácter global de la organización, es generador de confianza para todos los grupos de interés y se identifica como la característica intrínseca de sus administradores, directivos y colaboradores; en eso se fundamenta nuestro Código de Ética y Conducta.
En XM contamos con un modelo de gobierno, que nos permite asegurar la transparencia e independencia de la compañía y velar por la creación de valor sostenible. Se deben garantizar los mecanismos y la estructura organizacional necesarios para la consolidación de la compañía como un referente ético, de buen gobierno y no tolerante ante la corrupción.
Estructura de gobierno
GRI 102-18
La estructura de gobierno con la que contamos en XM asegura la adecuada toma de decisiones. La dirección, administración y la representación de la sociedad son ejercidas por la Asamblea General de Accionistas, la junta Directiva y la Gerencia General. Cada uno de estos órganos desempeña sus funciones de forma independiente, conforme a las leyes y dentro de las facultades y atribuciones que les confieren los estatutos sociales.
Así mismo, la sociedad cuenta con un revisor fiscal, elegido por la Asamblea General de Accionistas para periodos de un año. Los servicios de revisoría fiscal para el periodo comprendido entre el 1° de abril de 2019 y el 31 de marzo de 2020 los prestó la firma Ernst & Young S.A.S.
Asamblea General de Accionistas
Es nuestro máximo órgano social de dirección, lo integran los titulares de la totalidad de las acciones en que se encuentra dividido nuestro capital suscrito, de conformidad con las disposiciones establecidas en la ley y los estatutos sociales. Los accionistas se encuentran inscritos en el libro denominado “Registro de Acciones”, el cual reposa en las instalaciones de la sociedad. En la actualidad nuestros accionistas son:
| Accionista | No. de Acciones dic. 2019 | % de dic. 2019 |
|---|---|---|
| Interconexión Eléctrica S.A. E.S.P. - ISA - | 14.789.000 | 99,73% |
| Corporación Centro de Investigación y Desarrollo tecnológico del Sector Eléctrico, CIDET | 10.000 | 0,067% |
| Fondo de Empleados de ISA, FEISA | 10.000 | 0,067% |
| Financiera de Desarrollo Nacional S.A. (FND) | 10.000 | 0,067% |
| Bolsa de Valores de Colombia, BVC | 10.000 | 0,067% |
Con corte a 31 de diciembre de 2019, nuestro capital autorizado es de $20,000 millones representados en 20,000 acciones nominativas ordinarias, con valor nominal de $1,000.00 cada una, de las cuales se suscribieron y pagaron 14,829,000 acciones. El porcentaje de capital público que tenemos en XM, con corte a 31 de diciembre de 2019, es de 60.46 %.
En cada reunión presencial de la Asamblea General de Accionistas elegimos una representante de ellos para que presida la reunión. La señora Luz Amalia Solís Franco fue elegida presidenta de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas del año 2019. Adicionalmente, contamos con un reglamento de la Asamblea, por medio del cual se regulan las condiciones para el adecuado funcionamiento de las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea, para garantizar el ejercicio de los derechos políticos y económicos de los accionistas.
Junta Directiva
GRI 102-24
Es nuestro órgano de administración superior y vela por la sostenibilidad y crecimiento de la empresa. Nuestra Junta Directiva se compone de cinco miembros principales con sus respectivos suplentes, quienes son elegidos por la Asamblea General de Accionistas para un período de un año y deben contar con las calidades exigidas en los estatutos sociales. Los miembros de nuestra Junta Directiva pueden ser reelegidos y libremente removidos por la Asamblea de Accionistas.
Al integrar la Junta Directiva, la Asamblea General de Accionistas debe elegir tres miembros independientes principales, de los cinco existentes, con sus respectivos suplentes. La designación como miembro de Junta Directiva podrá efectuarse a título personal o a un cargo determinado.
En aras de un adecuado desempeño y buscando un equilibrio, complementariedad y diversidad, para la postulación de los aspirantes a conformar la Junta Directiva, se tiene en cuenta que los aspirantes no tengan inhabilidades e incompatibilidades de carácter legal y que cuenten con los conocimientos, experiencia, formación, independencia y disponibilidad requerida para ser parte de este órgano.
La Junta Directiva elige a su presidente y él es quien debe presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias, con el soporte del secretario de la Junta Directiva, quien por determinación de los estatutos sociales es el Secretario General de la compañía. Durante el año 2019, el presidente de nuestra Junta Directiva fue el doctor Hernando José Gómez Restrepo.
Nuestra Junta Directiva para el periodo comprendido entre el 1° de abril de 2019 y el 31 de marzo de 2020, estuvo conformada por los siguientes miembros:
| Titular | Suplente | |
|---|---|---|
| 1 | Bernardo Vargas Gibsone Presidente ISA |
Sonia Margarita Abuchar Alemán Vicepresidente Jurídico ISA |
| 2 | Michel Janna Gandur | Luis Alberto Rodríguez Ospino |
| 3 | Álvaro José Riascos Villegas Miembro Independiente |
Jesús Alonso Botero García Miembro Independiente |
| 4 | Isaac Dyner Rozenzeu Miembro Independiente |
Jaime Millán Ángel Miembro Independiente |
| 5 | Hernando José Gómez Miembro Independiente |
Martha Clemencia Cediel de Peña Miembro Independiente |
Comités de Junta Directiva
Para atender de forma integral sus responsabilidades, nuestra Junta Directiva cuenta con dos comités de carácter permanente, integrados por miembros del mismo órgano y que tienen como función primordial analizar, en mayor detalle, con la administración o con asesores externos, asuntos sobre los cuales la Junta Directiva quiere contar con un análisis previo, antes de someter el asunto a discusión o aprobación. Esos comités son: el Comité de Auditoría y el Comité de Junta y Gobierno Corporativo.
Gestión de ética
GRI 102-16, 102-17, 205-2
Los valores corporativos están acompañados de atributos que apoyan, fortalecen y apalancan las actuaciones relacionadas con la ética, facilitando su cumplimiento y vivencia al interior de la organización:
- Transparencia
- Reciprocidad
- Cumplimiento
- Pluralismo
- Laboriosidad
El Código de Ética y Conducta es un marco de referencia que presenta a los administradores, directivos y colaboradores unos criterios generales de acción, de decisión, y orientaciones generales de su conducta, acordes con los valores corporativos de la compañía. Está dirigido a los accionistas, inversionistas, colaboradores, proveedores, clientes, Estado y sociedad. Todos los colaboradores y miembros de Junta se comprometen a cumplir el Código de Ética y Conducta de XM.
Durante el 2019, uno de los objetivos de la gestión de Ética y Compliance, fue afianzar el entendimiento e incorporación en el día a día por parte de los trabajadores y terceros con los cuales nos relacionamos, del marco de actuación establecido en el 2018: Código de Ética y Conducta, y la Guía de Gestión Anticorrupción y Antisoborno, en el cual se establecen los comportamientos esperados y los criterios de actuación, entre otros aspectos, frente al manejo de obsequios y regalos, relacionamiento con funcionarios públicos, participación en eventos externos, debida diligencia en nuevos negocios y conflicto de interés.
En el 2019, avanzamos en la consolidación de una cultura organizacional en la cual los valores, como pilares que afirman nuestra identidad corporativa, sirven de guía para lograr el éxito de la organización.
Se realizaron divulgaciones y sensibilizaciones a algunos de nuestros grupos de interés:
Empleados: se llevó a cabo la inducción a nuevos vinculados; definimos e hicimos la divulgación al equipo directivo de Matriz de implementación de la Guía Anticorrupción y Antisoborno; se hizo la declaración de conflicto de Interés al 100 % de los empleados; se logró la sensibilización de colaboradores en temas éticos, mediante actividades de teatro, capacitación en todos los grupos primarios sobre el riesgo LAFT en XM; se puso en marcha un E-learning que compila, de manera clara y práctica, los contenidos desarrollados en el marco de actuación, con una participación de 241 empleados (100%), se realizaron publicaciones sobre el código y la línea ética en los boletines internos; y participamos en la tienda de la confianza Ethos (experimento social).
Proveedores: se envió una carta de refuerzo para el manejo de obsequios y regalos en época de Navidad a 183 proveedores (100%), se realizaron publicaciones sobre el código y la línea ética en el boletín de proveedores y se realizó una sensibilización en el encuentro de proveedores.
Clientes, sociedad y Estado: lideramos y participamos en el Acuerdo Colectivo de ética y transparencia, organizamos el séptimo Foro de Ética del Sector Eléctrico, presentamos temas éticos en las capacitaciones a clientes, hicimos publicaciones sobre el código de ética y conducta y la línea ética en los boletines a 240 clientes (100%) e implementamos el proceso de debida diligencia ampliada de Compliance para las alianzas estratégicas.
Gremios: participamos en el premio Andesco de Sostenibilidad que reconoce a XM en “Prácticas éticas con los grupos de interés”.
El Código de Ética y Conducta, se encuentra publicado en:
https://www.xm.com.co/corporativo/Paginas/Inversionistas/codigo-de-etica-inversionistas.aspx
Guía Gestión Anticorrupción y Antisoborno:
https://www.xm.com.co/corporativo/Paginas/Inversionistas/Guia-anticorrupcion.aspx
Canales de recepción de denuncias
GRI 205-3
XM tiene a disposición de sus grupos de interés una línea ética, como medio para que estos tengan la posibilidad de realizar consultas, reportes o denuncias sobre situaciones particulares, eventuales incumplimientos al código de ética o sobre la integridad de la organización. Se realiza la divulgación de esta línea a través de los diferentes canales de comunicación que tiene la empresa y en los eventos que se llevan a cabo.
Sus características principales son:
- Es un canal atendido por personal externo a la empresa.
- Garantiza confidencialidad cuando el denunciante así lo solicita.
- Cuenta con un comité para gestionar las denuncias o consultas recibidas.
La línea está disponible en los canales www.xm.com.co; correo electrónico lineaetica@xm.com.co, línea telefónica gratuita 018000 520050 y la App ISA Ethos.
En el 2019 no se presentaron denuncias por casos de corrupción.
Acción Colectiva de Ética y Transparencia del Sector Eléctrico
El sector eléctrico colombiano, consciente de su importancia para el desarrollo del país, su impacto en la economía y su responsabilidad al prestar un servicio público esencial quiso incorporar buenas prácticas de transparencia y ética, mediante la celebración de un acuerdo voluntario, con el propósito de promover la sana competencia, la confianza y la sostenibilidad de las empresas y del sector, liderado por XM y el CNO (Consejo Nacional de Operación).
Después de la firma en 2015 de la Acción Colectiva de Ética y Transparencia, hoy 36 empresas hacen parte del acuerdo.
Los hitos principales definidos desde la firma de la Acción que a hoy se cumplieron de forma colectiva son:
- Medición en el cierre de brechas de los principios de transparencia internacional.
- Definición y actualización del modelo de gobierno de la acción colectiva.
- Mapa de riesgos de competencia, corrupción y lavado de activos del sector eléctrico.
- Documento de prácticas recomendadas para promover la competencia en el sector eléctrico.
Como miembro de la Acción Colectiva y representante de la Secretaría Técnica, durante 2019 logramos avances en:
- Participación en la actualización del mapa de riesgos de competencia del sector eléctrico, sus medidas de administración y su divulgación a los grupos de interés.
- Continuidad en el avance del cierre de brechas de los principios de Transparencia Internacional, mediante el programa empresarial de ética y cumplimiento.
- Presentación de la Acción Colectiva y su importancia para el sector eléctrico en evento de Red de Oficiales de Cumplimiento organizado por Pacto Global, y en el taller de la Acción Sectorial de Acueducto y Saneamiento Básico.
7° Foro de Ética del Sector Eléctrico: “La ética: la energía que nos diferencia”
Coherentes con nuestro compromiso de implementar procesos colaborativos de cooperación para fortalecer el liderazgo ético del sector eléctrico colombiano, en 2019 organizamos nuevamente junto al Consejo Nacional de Operación, el 7° Foro de Ética del Sector Eléctrico: la ética: la energía que nos diferencia, espacio que contó con la participación de autoridades del sector, 103 personas, en representación de 67 empresas y con el apoyo institucional de ASOCODIS, CAC, ACOLGEN y ANDESCO.