7. Integridad y buen gobierno, máximos valores en nuestra gestión
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Así nos evaluamos

GRI 103-3

Canales de recepción de denuncias

La línea ética de XM está a disposición de nuestros grupos de interés para realizar consultas, reportes o denuncias sobre situaciones particulares, eventuales incumplimientos al Código de ética o sobre la integridad de la organización. Realizamos una divulgación constante de esta línea a través de los diferentes canales de comunicación y eventos corporativos. (GRI 102-17, GRI 102-34)

Este canal es atendido por personal externo y garantiza la confidencialidad, cuando el denunciante así lo solicita. Además, cuenta con un comité para la gestión de las denuncias o consultas recibidas.

Durante el 2021:

  • No se recibió ninguna queja en la línea ética. (GRI 102-34)
  • No se reportaron casos de corrupción, por mal uso de la información, ni casos jurídicos públicos relacionados con corrupción interpuestos contra la organización o sus empleados. (GRI 205-3)
  • El 100 % de las operaciones relacionadas con nuestras actuaciones en la sede, fueron evaluadas para riesgos relacionados con la corrupción. (GRI 205-1)

La línea ética se encuentra disponible en:

Evaluación de desempeño de la junta directiva

GRI 102-28

La autoevaluación de los miembros del máximo órgano de gobierno, permite retroalimentar a la gerencia general y a los demás directivos de XM, con el fin de mejorar la gestión de la junta directiva en el siguiente periodo. Esta evaluación se realiza en cuatro dimensiones:

  1. Estructura / Gobierno: comprende la composición, funciones de la junta, reuniones y comités.
  2. Coordinación: contempla los aspectos de información y comunicaciones.
  3. Interacción: incluye los componentes de interacción (participación entre miembros de la junta directiva; entre miembros de junta directiva y su presidente; entre el presidente de la junta directiva y el CEO; entre la junta directiva y ejecutivos).
  4. Enfoque en lo estratégico: considera los componentes de agenda, discusiones, toma de decisiones y metas estratégicas.

De esta manera, damos cumplimiento a lo establecido en el artículo 47 de los Estatutos sociales de XM y en el Reglamento de la junta directiva. Este año, la evaluación realizada corresponde al período entre marzo de 2020 y febrero 2021.

Asimismo, la junta directiva evalúa anualmente la gestión de la Gerencia General, con el objetivo de destacar los resultados alcanzados en el periodo anterior y de proponer aspectos de mejora que generen valor agregado en su gestión.

Comité de ética

Es el responsable de definir los objetivos y estrategias necesarias para soportar la gestión ética en XM, servir de órgano de consulta sobre asuntos éticos y de conflictos de intereses, analizar las denuncias recibidas y reportar al comité de auditoría sobre la gestión realizada. Además, este comité busca promover el conocimiento del Código de ética y conducta y su vivencia en los grupos de interés, especialmente, en los proveedores, así como las modificaciones por la adopción del nuevo código del grupo Ecopetrol.

Comités de junta directiva

Comité de auditoría: es el máximo órgano de control en la compañía y se encarga de la vigilancia de la gestión y efectividad del sistema de control interno. Sus funciones incluyen analizar y recomendar a la junta y a la gerencia general las políticas, principios, modelos y metodologías a aplicar en materia de control interno y velar por su cumplimiento bajo los lineamientos de ISA y sus empresas.

Además, cumpliendo con los estándares internacionales, se resalta que los miembros del comité de auditoría son independientes y, en conjunto, cuentan con competencias complementarias en temas legales, financieros, técnicos, de riesgos y de auditoría.

Durante el 2021, el comité se reunió tres veces y se socializaron las nuevas directrices para la gestión del riesgo LA/FT/FPADM, incluyendo la Guía corporativa N°47, el procedimiento para el conocimiento y debida diligencia anticorrupción de contrapartes y, las definiciones de la Resolución CREG 031 de 2021 para la gestión de este riesgo en el registro de los agentes al Mercado de Energía Mayorista.

Comité de junta y gobierno corporativo: se encarga de acompañar y hacer seguimiento a la administración en los asuntos que se someten a su consideración; analiza y monitorea los nuevos negocios e inversiones que XM decide realizar y, asimismo, apoya la evaluación del gerente general y el análisis de temas financieros de la compañía.

Retos 2022

GRI 103-2

Los principales retos que asumimos para fortalecer el comportamiento ético, íntegro y transparente, a través de la aplicación y refuerzo del Programa empresarial de ética y compliance son:

  • Reforzar el monitoreo del cumplimiento de los mínimos del programa de protección de datos personales, mediante un trabajo multidisciplinario.
  • Fortalecer el monitoreo de los aspectos del programa que ya se han implementado para garantizar su continuidad.
  • Evaluar y trabajar continuamente en la identificación y gestión de nuevos riesgos asociados al compliance.
  • Definir en conjunto con el regulador, el esquema de gestión de alertas LA/FT que resulten del monitoreo anual sobre agentes ya registrados en el mercado.