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En XM el tema material Comportamiento ético, integro y transparente significa actuar de manera confiable, accesible, clara y honesta frente a los grupos de interés. Lo hacemos al mantener una conducta ética, transparente y con cero tolerancia a la corrupción.

Somos conscientes de la importancia de construir confianza, por lo tanto, la compañía cuenta con un programa empresarial de ética y compliance que obedece a un sistema de gestión integrado y que contempla varios componentes: compromiso de la alta gerencia, marco normativo, políticas y procedimientos, cultura y capacitación, monitoreo, seguimiento y reporte. Esto nos permite, no solo indicar los comportamientos esperados, sino definir mecanismos para su control y seguimiento, así como trabajar en la cultura ética de la empresa. 

Dentro de las acciones implementadas se resaltan:

• Compromiso de la alta dirección. 
• Divulgación interna y externa sobre los comportamientos esperados.
• Monitoreo y gestión a elementos del programa: declaración de conflicto de interés, tableros de monitoreo en Power BI sobre posibles conflictos de interés, debidas diligencias de compliance, análisis de alertas Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, LAFT, curso de ética, entre otros.
• Aplicación de la guía de gestión de asuntos éticos de acuerdo con los niveles de escalamiento definidos para atender las consultas y/o denuncias enviadas a través de la línea ética. 
• Seguimiento efectuado por parte del Comité de Ética y el Comité de Auditoría.
• Identificación de la dimensión del riesgo de compliance en sus diferentes categorías (fraude y corrupción, datos e información y LAFT y de la proliferación de armas de destrucción masiva) en las fichas de riesgo de los procesos, con sus medidas de administración.

En XM reconocemos la importancia de evolucionar en medio de contextos retadores y cambiantes. Esto nos exige tomar decisiones basadas en los más altos estándares de transparencia, ética y buenas prácticas, por ello, contamos con políticas y guías que marcan el actuar en la organización y nuestras acciones. 

Durante el 2022 nuestra compañía declara explícitamente su política de cero tolerancia a acciones ilegales o faltas a la ética, con ello responde a una dimensión de riesgo que incluye tres categorías: fraude y corrupción; vulnerabilidad de los datos y la información; y lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. XM definió tal dimensión como “incumplimiento normativo interno y externo, relacionado con corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo y protección de datos personales”. La adecuada gestión de esta tipología de riesgo genera un impacto positivo en la sociedad y la protección de los derechos humanos.

Adicionalmente, se realizaron jornadas de capacitación a los agentes del Mercado de Energía Mayorista. Las actividades, llamadas Story Telling en Ética, se enfocaron en comunicar aspectos relevantes de la gestión ética en XM, a partir del poder de las historias. Esta experiencia buscaba capacitar a los agentes en mejores prácticas para el desarrollo de la cultura ética al interior de sus empresas.

Promover un liderazgo propositivo y coordinado, que nos consolide como agentes activos de la transformación y que aporte en la construcción de política pública que contribuya al desarrollo del país y a una mejor calidad de vida para todos. Clic a Compromisos.

Es el responsable de definir los objetivos y estrategias necesarias para soportar la gestión ética en la empresa, servir como órgano de consulta sobre asuntos éticos y conflictos de interés, analizar las denuncias recibidas y reportar al Comité de Auditoría sobre la gestión realizada.  

El Comité de Ética está compuesto por tres miembros con voz y voto: la Gerente General, María Nohemi Arboleda Arango; y dos colaboradores elegidos por el talento humano de XM.

Adicionalmente, asisten como invitados la directora de Talento Organizacional, Doris Marcela González Morales; el Secretario General, Jorge Enrique Navarro Noreña; y la directora de Auditoría Interna, Mónica María Mejía Giraldo.

Es una iniciativa de la que hacen parte 34 empresas del sector eléctrico, a través de la cual se comparten las mejores prácticas y se construyen herramientas orientadas a la prevención de comportamientos antiéticos en el sector.

Durante 2022 se creó el mapa de riesgos de violación de los Derechos Humanos del sector, en el cual, no solo se identifican los riesgos potenciales, sino que se describen las medidas de administración recomendadas. De igual manera, trabajamos en la construcción de un programa de buenas prácticas de competencia mediante metodología e-laerning.

Desde la Acción Colectiva, propendemos por un ambiente de buenas prácticas y promovemos la creación de estándares de transparencia e igualdad de condiciones. Asimismo, tenemos acercamiento con el regulador para conocer algunas normas que impactan al sector y realizamos un trabajo conjunto y articulado con la Secretaría de Transparencia de la Vicepresidencia de la República, la oficina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito, y el Pacto Global Red Colombia. Este trabajo coordinado busca participar en iniciativas como: Hacia la Integridad, que busca mejorar las condiciones de las zonas no interconectadas, afectadas por el fenómeno de la corrupción; y la Red de Observatorios Anticorrupción (Renoba) de la mencionada Secretaría de Transparencia, un espacio en el que se socializan buenas prácticas en el estudio del fenómeno de la corrupción y de mecanismos para su prevención.

Organización del 10° Foro Ética del Sector Eléctrico, con conferencias enfocadas a generar un impacto humano y técnico en materia de integridad. Durante el evento se realizó un panel especializado con la participación de XM y el Consejo Nacional de Operación del sector eléctrico, CNO, en el que se presentó la filosofía ética de nuestra empresa y el compromiso con el liderazgo ético del sector. 

El evento contó con la participación de 94 asistentes presenciales y más de 70 virtuales, representando a 64 compañías. En el evento se conmemoraron los primeros 10 años del Foro con reflexiones, acciones y compromisos sobre la ética sectorial.

Durante el 2022 continuamos reforzando la cultura ética en XM y reafirmando el compromiso por la integridad empresarial. Entre los resultados destacamos:

• Compromiso de la alta dirección para la capacitación y aprobación del Programa Empresarial de ética y compliance por la Junta Directiva.
• Designación de la Directora de Auditoría Interna en el rol de Encargada de Cumplimiento.
• El 98% de los empleados diligenció el formulario sobre conflicto de interés.
• El 98% de los empleados finalizó el curso de ética 2022. 
• El 98% de los empleamos firmaron el compromiso con la transparencia.
• Capacitación a directivos sobre conflicto de interés y responsabilidades en el Programa Empresarial de Ética y Compliance.
• A partir de la transacción con Ecopetrol, se ajustaron los estatutos, el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética y Conducta, con el fin de reforzar aspectos como la independencia y confidencialidad de la información, composición de la Junta Directiva, el manejo separado de la contabilidad, prácticas de la Ley FCPA, entre otros. 
• Implementación de la Resolución 031 de 2021 que establece la obligación de la consulta en listas para los agentes del mercado energético. A esto se suma la gestión, análisis y escalamiento de 20 alertas, resultado de dicha consulta en listas y en medios de comunicación. 
• Participación en la iniciativa de la Secretaría de Transparencia Red Nacional de Observatorios Anticorrupción (Renoba), en la cual se comparten las mejores prácticas en materia de estudio del fenómeno de la corrupción y su prevención desde diferentes frentes.
• Implementación de la Resolución CREG 031 de 2021 que establece reglas para el esquema de administración de los riesgos LAFT de XM en el registro de los agentes.

A la fecha de este reporte no existen riesgos significativos relacionados con fraude, corrupción o soborno. Los riesgos del agrupador de compliance identificados como parte de la gestión de riesgos de XM no se encuentran valorados en la escala de significativos: 21 procesos (de 41 en total) tienen identificado el riesgo de compliance y está mapeado y declarado en sus fichas de riesgos, todos en niveles bajo y moderado.

Reportamos que durante el 2022 no se presentaron en XM incidentes de corrupción de ninguna naturaleza, por lo tanto, no se aplicaron medidas disciplinarias. Tampoco se presentó ninguna infracción por parte de algún socio, ni se dieron procesos jurídicos relacionados con actos de corrupción en contra de la organización o de sus empleados.

Durante el periodo objeto del informe la compañía no tuvo acciones jurídicas pendientes o finalizadas, relacionadas con infracciones a la legislación en materia de prácticas monopólicas o de libre competencia.

Adicionalmente, se realizó la divulgación de contenidos asociados a transparencia, independencia, integridad, gobierno corporativo y relevancia de XM en redes sociales y medios de comunicación.

Tenemos a disposición de nuestros grupos de interés una línea ética como medio para realizar consultas, reportes o denuncias sobre situaciones particulares, eventuales incumplimientos al Código de Ética o sobre la integridad de la organización. Se realiza la divulgación de esta línea a través de los canales de comunicación de la empresa y en los eventos que se realizan. 

En XM entendemos el control interno como un aspecto inherente, estratégico y transversal a los procesos que adelanta la organización. Esto nos permite garantizar una seguridad razonable para el logro de los objetivos de la operación, el aseguramiento de riesgos, el reporte y el cumplimiento de metas.

Para tal fin, el sistema de control es monitoreado en cada proceso, y se complementa con una gestión integral de riesgos y evaluaciones realizadas por actores externos que auditan la gestión, de acuerdo con el cumplimiento de las leyes y las regulaciones establecidas, la solidez financiera y al cumplimiento de la empresa de los compromisos asumidos con sus grupos de interés. El sistema de control interno contempla principios para el funcionamiento eficaz y eficiente de los procesos, contribuyendo al logro de los objetivos organizacionales.

• Las prácticas y procedimientos de auditoría interna en XM cumplen con el marco internacional requerido para ello y se encuentran certificadas por el Institute of Internal Auditors, IIA. Se ejecutaron en su totalidad las actividades programadas dentro del plan de auditoría, que es aprobado por el Comité de Auditoría. Este ejercicio incluyó auditorías a procesos críticos, seguimiento a planes de mejoramiento, actividades de apoyo, consultoría y gestión ética.
• Durante el 2022, y a raíz de la transacción entre el Ministerio de Hacienda para la compra de las acciones de ISA por parte de Ecopetrol, fue necesaria la implementación de la Ley SOX, orientada a incrementar los niveles de control interno enfocados en la información financiera para mantener la confianza de los inversionistas. Nuestra compañía demostró el liderazgo en la implementación de dicho proyecto con 65 certificaciones de accesos. 
• Los resultados de las auditorías internas durante 2022 demuestran la existencia de un sistema de control interno adecuado; este proporciona seguridad razonable para el logro de objetivos y el cumplimiento de compromisos con los diferentes grupos de interés. Se identificaron 61 oportunidades de mejora, 38 medidas con evaluación de efectividad y 119 planes de acción cerrados con cumplimiento del 100 % del indicador.

• En las auditorías externas realizadas en 2022 no se identificaron asuntos que pusieran en riesgo el sistema de control de XM, ni se hallaron incumplimientos legales o regulatorios. Las recomendaciones asociadas se están gestionando desde los procesos correspondientes.
• La auditoría externa de gestión y resultados debe informar anualmente a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD, las situaciones que pongan en riesgo la viabilidad financiera de la empresa, las debilidades importantes del control interno y las situaciones que afecten su desempeño. El resultado de la vigencia 2021 fue publicado el 28 de agosto de 2022 por la firma Caso Auditorías y Consultorías S. A. Dicha firma auditora concluyó en su reporte que no se identificó la existencia de riesgos que pudieran comprometer la viabilidad financiera de la compañía. La vigencia 2022 está en proceso de auditoría.
• La Asamblea General de Accionistas de XM seleccionó a la firma Ernst & Young, EY, para las tareas de revisoría fiscal en la vigencia 2022.
• Se realiza una auditoría externa a los procesos del Sistema de Intercambios comerciales, ASIC; Liquidación y Administración de Cuentas, LAC; Transacciones Internacionales de Electricidad, TIES; para la vigencia 2021, y del proceso de Coordinación del Centro Nacional de Despacho, CND; para las vigencias 2020 y 2021. Esta auditoría, que es exigida por la CREG, fue realizada por la firma RSM, que concluyó que XM cumplió en todo aspecto material con las resoluciones emitidas por la CREG y no identificó asuntos que llamaran su atención o que debieran ser reportados.

Los informes finales de las auditorías externas pueden consultarse en:  

https://www.xm.com.co/nuestra-empresa/informes/informes-corporativos/Informe-auditoria-y-revisoria-fiscal 

Las principales metas para el corto plazo están enfocadas en seguir fortaleciendo el comportamiento ético, íntegro y transparente, a través de la aplicación y refuerzo del Programa Empresarial de Ética y Compliance de XM, así:

• Garantizar la continuidad del Programa Empresarial de Ética y Compliance, reforzando el monitoreo a los aspectos que ya se han implementado.
• Reforzar el monitoreo del cumplimiento de los mínimos del programa de protección de datos personales a partir de un trabajo multidisciplinario. 
• Trabajar continuamente en la identificación y gestión de nuevos riesgos asociados al compliance.
• Cumplir con los requisitos de SOX relacionados con los controles definidos por la entidad.
• En el mediano y largo plazo se busca continuar con el fortalecimiento del Programa Empresarial de Ética y Compliance, así como:
  • – En un trabajo conjunto con el regulador, definir el esquema de gestión de alertas LAFT resultantes del monitoreo anual a los agentes ya registrados en el mercado.
  • – Mantener el esquema de monitoreo a los aspectos del programa y definir acciones de mejora cuando sean requeridas.