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En XM entendemos el tema material Independencia respecto al gobierno y terceros como la manera de garantizar una relación de independencia y transparencia con los organismos públicos y otras entidades, respetando el marco normativo e interactuando con las entidades gubernamentales y de control y supervisión en el marco de la Ley.

El gobierno corporativo de XM ha respondido a las necesidades del sector en cada momento histórico y reconoce la importancia de incorporar las mejores prácticas para mantener la independencia, transparencia y autonomía.

La estructura de gobierno está orientada a garantizar una adecuada toma de decisiones en la organización. La Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Gerencia General realizan las labores de dirección, administración y representación de XM, actuando de forma independiente, conforme a las leyes y dentro de las facultades y atribuciones que establecen los estatutos sociales.

 El Comité de Junta y Gobierno Corporativo tiene responsabilidades en materia de gobierno corporativo, sostenibilidad, tecnologías de la información, talento organizacional, innovación, entre otros. Al ser un órgano asesor, las decisiones que se adopten en esta materia están a cargo de la Junta Directiva, siempre que la decisión sobre el particular sea de su competencia, según las facultades conferidas en los Estatutos Sociales de XM.

El máximo órgano de gobierno está constituido por:

Junta Directiva: cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes (4 mujeres y 6 hombres) en su totalidad independientes, por lo que no representan grupos sociales:

• Presentar a la Asamblea General de Accionistas la ejecución del propósito general de la compañía en cada uno de los ejercicios sociales. Este reporte debe ir acompañado de los documentos indicados en el artículo 446 del Código de Comercio y proponer la apropiación de fondos de reserva que considere convenientes además de la reserva legal.
• Adoptar medidas específicas respecto a la gestión de la compañía, su conducta y la información que se produzca, con el fin de asegurar el respeto a los derechos de quienes inviertan en sus acciones o en cualquier otro valor que emitan.
• Asegurar la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento público de la gestión que realiza. 

Comité de Junta y Gobierno Corporativo: funciones asignadas por la Junta Directiva:

El artículo 53 de los Estatutos Sociales establece la facultad de la Junta Directiva para crear Comités de Junta coordinados por el Gerente General de la sociedad, para que estudien y sometan a consideración de la Junta Directiva, temas de importancia para la compañía, siendo el mismo órgano quien reglamenta su creación, composición, funcionamiento y remuneración de los Comités.

En virtud de lo anterior, la Junta Directiva mediante Acuerdo 09 del 2 de abril de 2007, cuya última modificación se dio mediante Acuerdo 048 de marzo de 2022, creó el Comité de Junta y Gobierno Corporativo, asignándole entre sus responsabilidades las siguientes:

• Recomendar a la Gerencia General la adopción, seguimiento y mejora de las prácticas sostenibles en la triple línea de resultados: ambiental, social y económica. 
• Velar porque la sostenibilidad sea parte integral de la estrategia a largo plazo de la compañía, una forma de actuar en los negocios y un rasgo cultural. 
• Recomendar a la Junta Directiva la adopción de buenas prácticas relacionadas con las contribuciones a los Objetivos de Desarrollo Sostenible definidos como prioritarios a partir de la definición de temas materiales. 
• Realizar el seguimiento a los indicadores de desempeño asociados con la gestión de sostenibilidad y la valoración de impactos. 

Dispone el mismo reglamento que este comité deberá reunirse cuantas veces considere necesario bajo la Coordinación del Gerente General y de cada sesión deberá llevar un informe a la Junta Directiva sobre los asuntos sometidos a su consideración.

• Es el máximo órgano de control en la empresa y se encarga de la vigilancia de la gestión y efectividad del sistema de control interno.  
• Los miembros cuentan con competencias en temas de tecnología, legales, financieros, técnicos, de riesgos y de auditoría. 
• En este comité participa como invitada permanente la Gerente General  María Nohemi Arboleda Arango, en representación de la administración.
• Como secretaria del comité asiste Mónica María Mejía Giraldo, directora de Auditoría Interna de XM.

Los miembros de Junta Directiva de XM son elegidos por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un año y pueden ser ratificados de forma indefinida.

La persona postulada debe cumplir los requisitos establecidos en los estatutos sociales, y particularmente los criterios de independencia en ellos establecidos. Los designados para ser miembros de Junta Directiva deberán aceptar por escrito. Con su aceptación del cargo como miembro de Junta Directiva y el diligenciamiento del formulario de postulación manifiesta que cumple con los requisitos para desempeñarlo, que no existe ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad y que se obliga a cumplir con sus deberes.

El presidente de la Junta Directiva es miembro Independiente elegido por los demás miembros de Junta; es un miembro del mismo órgano independiente, por lo tanto no es un alto ejecutivo de la sociedad. El artículo 48 de los Estatutos Sociales indica que el presidente de la Junta Directiva es elegido por sus miembros para períodos de un año.

En las reuniones de Junta Directiva el presidente pregunta a los asistentes si tienen algún conflicto de interés respecto a los temas a tratar en la Junta. Si se declara la existencia de alguno, se dará aplicación al trámite previsto en los Estatutos Sociales y en la Ley.

Respecto a los conflictos de interés, el Acuerdo 011 del 28 de septiembre de 2007, cuya última modificación se dio mediante Acuerdo 045 del 24 de enero de 2022 “Reglamento de Funcionamiento de la Junta Directiva” establece en su artículo 10 que los miembros de Junta Directiva, deberán observar las normas que regulan el conflicto de intereses establecidos en los Estatutos Sociales, en la regulación y la ley, y en caso de presentarse cumplir con los procedimientos establecidos para su definición.

Sobre la materia, los Estatutos Sociales en el artículo 59 dispone el procedimiento que debe seguirse ante la manifestación de un conflicto de interés. En los términos del Acuerdo 045 del 24 de enero de 2022, artículo 19, se describe la celebración y desarrollo de las reuniones de la Junta Directiva, resaltándose en el artículo 19 un parágrafo dedicado a los conflictos de interés en los siguientes términos: 

“PARÁGRAFO. DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS. En las reuniones de Junta Directiva, una vez leído el orden del día, el Presidente preguntará a los asistentes a la reunión, si tienen algún conflicto de interés respecto de los temas a tratar en la Junta, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva. Si se autoriza tratar en la reunión de la Junta Directiva, un tema no incluido en el orden del día, el Presidente preguntará al inicio de la presentación del tema sobre la posible existencia de los conflictos de intereses con respecto al mismo. Si se declara la existencia de un conflicto de interés, se dará aplicación al trámite previsto en los Estatutos Sociales y en la ley.”

Dentro de sus responsabilidades, el presidente de la Junta Directiva debe presentar a la Asamblea Ordinaria General de Accionistas un informe sobre el funcionamiento de la Junta Directiva, que incluye los conflictos de interés que se hubieran presentado durante el año entre los miembros de la Junta y la forma en la que fueron gestionados. 

Con estas iniciativas logramos generar un impacto social y ambiental positivo. Dichas estrategias nos ayudan a gestionar los riesgos jurídicos, de gobernabilidad, de operación del negocio, capital humano y relaciones laborales y sociales. De manera tal que la gestión realizada se ve reflejada principalmente en impactos potenciales positivos para la sociedad.

Durante el año 2022 no se presentaron multas por incumplimiento de la legislación y las normativas, ni casos que derivaron en sanciones no monetarias. Es importante precisar que en 2022 fueron resueltos los recursos formulados ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD quedando en firme la imposición de la multa de 2021.

El espíritu de mejoramiento continuo que caracteriza a XM y nos lleva a evolucionar, de acuerdo con el contexto, con sus necesidades y con la implementación de buenas prácticas para brindar cada día la mejor energía a los colombianos nos invita a plantearnos compromisos con nuestros grupos de interés que den cuenta de nuestras actuaciones. Clic a Compromisos

Los principales indicadores que definen la gestión del gobierno corporativo son: 

• La autoevaluación de los miembros del máximo órgano de gobierno, esta permite retroalimentar a la Gerencia General y a los demás directivos de XM, con el fin de mejorar la gestión de la Junta directiva en el siguiente periodo. Dicha autoevaluación se realiza en cuatro dimensiones: estructura y gobierno, coordinación, interacción y enfoque en lo estratégico. Una vez consolidados los resultados de la autoevaluación de la Junta Directiva, la Administración define la agenda temática que se tendrá en cuenta en las sesiones mensuales de la Junta Directiva durante el año siguiente; el nombramiento o cambio de los miembros de la Junta Directiva es competencia de la Asamblea de Accionistas.
• A partir de las autoevaluaciones se define el plan de formación que incluye temas de desarrollo sostenible.

Asimismo, la Junta Directiva evalúa anualmente la gestión de la Gerencia General, con el objetivo de destacar los resultados alcanzados en el periodo anterior y de proponer aspectos de mejora que generen valor agregado en su gestión.

• También contamos con la Línea Ética a disposición de nuestros grupos de interés para realizar consultas, reportes o denuncias sobre situaciones particulares, eventuales incumplimientos al Código de Ética o sobre la integridad de la organización.

XM ha contado con un gobierno corporativo que ha respondido a las necesidades del sector en cada momento histórico. XM continúa incorporando las mejores prácticas en su modelo de gobierno corporativo para mantener la independencia, transparencia y autonomía que ha caracterizado la gestión de la empresa y las relaciones de confianza con sus grupos de interés.