Así nos evaluamos
Canales de recepción de denuncias
GRI 205-1, 205-3, 102-17, 102-34
Tenemos a disposición de nuestros grupos de interés una línea ética como medio para realizar consultas, reportes o denuncias sobre situaciones particulares, eventuales incumplimientos al código de ética o sobre la integridad de la organización. Se realiza divulgación de esta línea a través de los diferentes canales de comunicación de la empresa y en los eventos que se realizan.
Sus características principales son:
- Canal atendido por personal externo a la empresa.
- Garantiza confidencialidad cuando el denunciante así lo solicita.
- Cuenta con un comité para gestionar las denuncias o consultas recibidas.
La línea ética está disponible en los canales www.xm.com.co, correo electrónico lineaetica@xm.com.co, línea telefónica gratuita 018000 520050, formulario de contacto en la página web de XM: http://www.xm.com.co/Paginas/Home.aspx y a través de la App ISA Ethos.
Durante el 2020, se recibieron, en total, cinco casos en la línea ética: un caso de acoso laboral y cuatro casos de diversos temas, el 100 % de consultas y reportes recibidos fueron gestionados y respondidos, terminando este periodo con 0 casos abiertos. No se identificaron preocupaciones relacionadas a conflictos de interés, conductas anómalas o fraude.
En este periodo, no se reportaron casos de corrupción, ni casos por mal uso de la información, ni casos jurídicos públicos relacionados con corrupción interpuestos contra la organización o sus empleados. Las operaciones evaluadas para riesgos relacionados con la corrupción fueron el 100 % de las relacionadas con nuestras actuaciones en la sede de XM.
Evaluación del desempeño del máximo órgano de gobierno
GRI 102-28
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 47 de los estatutos sociales de XM y en el reglamento de la Junta Directiva, realizamos la autoevaluación de los miembros de Junta Directiva para el período comprendido entre abril de 2019 a febrero de 2020.
Se evaluaron cuatro dimensiones:
- Estructura / Gobierno: comprende los componentes de composición, funciones de la Junta Directiva, reuniones y comités.
- Coordinación: comprende los componentes de información y comunicaciones.
- Interacción: comprende los componentes de interacción (participación entre miembros de Junta Directiva; miembros de Junta Directiva y Presidente de Junta Directiva; Presidente de Junta Directiva y CEO; Junta Directiva y ejecutivos).
- Enfoque en lo estratégico: comprende los componentes de agenda, discusiones/toma de decisiones; y metas estratégicas.
Los resultados de la autoevaluación nos permiten retroalimentar a la gerencia general y a los demás directivos de XM, en aras de mejorar la gestión de la Junta Directiva durante el siguiente periodo. Así mismo, nuestra Junta Directiva evalúa anualmente la gestión de la gerencia general, con el objetivo de destacar sus resultados en el periodo anterior y de proponer aspectos a mejorar que generan valor agregado en su gestión.
Comité de auditoría
Es el máximo órgano de control en la empresa y se encarga de la vigilancia de la gestión y efectividad del Sistema de Control Interno.
La señora Martha Cediel de la Peña y los señores Jesús Alonso Botero García e Isaac Dyner, fueron designados por la Junta Directiva como miembros del comité de auditoría, quienes también son miembros de Junta Directiva. En cumplimiento de estándares internacionales, se resalta que los miembros del comité de auditoría son independientes y, en conjunto, cuentan con competencias complementarias en temas legales, financieros, técnicos, de riesgos y de auditoría.
En este comité participan también como invitados permanentes, el señor Carlos Ignacio Mesa Medina, vicepresidente de auditoría corporativa de ISA y la señora María Nohemí Arboleda Arango, en representación de la administración. Como secretaria del comité asiste Mónica María Mejía Giraldo, directora de Auditoría Interna de XM.
Comité de Ética
Es el responsable de definir los objetivos y estrategias necesarias para soportar la gestión ética en la empresa, servir de órgano de consulta sobre asuntos éticos y de conflictos de intereses, analizar las denuncias recibidas y reportar al comité de auditoría sobre la gestión realizada.
El comité de ética está compuesto por tres miembros con voz y voto: la gerente general, María Nohemi Arboleda Arango y dos colaboradores elegidos por los trabajadores de XM. Adicionalmente, asisten como invitados la directora de talento organizacional, Doris Marcela González Morales, el secretario general, Jorge Enrique Navarro Noreña y la directora de Auditoría Interna, Mónica María Mejía Giraldo.
El comité se reunió dos veces durante el 2020, promoviendo el conocimiento del Código de Ética y Conducta y su vivencia en los grupos de interés. Dicho comité fue capacitado en la guía de gestión de asuntos éticos, además sirvió como órgano de consulta de inquietudes recibidas de diversas fuentes.
