Así sumamos energías

En un mercado cambiante y retador, se hace imprescindible asumir los compromisos con dedicación y ética, desarrollando prácticas orientadas a construir relaciones de confianza con todos los grupos de interés. En XM entendemos la ética como el valor que define el carácter global de la organización, por ello, promovemos en todo el equipo de trabajo, los más altos principios y valores para una actuación transparente.

Velando por la creación de valor sostenible y enmarcados en la ética, nuestro modelo de gobierno garantiza los mecanismos e impulsa, desde los niveles superiores, la creación de una cultura organizacional de ética e integridad, que ha sido reconocida por nuestros grupos de interés y es el principal soporte para seguir iluminando la vida de millones de colombianos con la prestación de un servicio de calidad y la generación de relaciones de confianza con nuestros grupos de interés y con el mercado en general.

Estructura de gobierno

Nuestra estructura de gobierno asegura la adecuada toma de decisiones. La dirección, la administración y la representación de la sociedad son ejercidas por la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Gerencia General. Cada uno de estos órganos desempeña sus funciones de forma independiente, conforme a las leyes y dentro de las facultades y atribuciones que les confieren los estatutos sociales.

Así mismo, la sociedad cuenta con un revisor fiscal, elegido por la Asamblea General de Accionistas para periodos de un año. Los servicios de revisoría fiscal para el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de marzo de 2021 los prestó la firma Ernst & Young S.A.S.

Asamblea General de Accionistas

Es nuestro máximo órgano social de dirección, lo integran los titulares de la totalidad de las acciones en que se encuentra dividido nuestro capital suscrito, de conformidad con las disposiciones establecidas en la ley y los estatutos sociales. Los accionistas se encuentran inscritos en el libro denominado “Registro de acciones”, el cual reposa en las instalaciones de la sociedad. En la actualidad nuestros accionistas son:

Con corte a 31 de diciembre de 2020, nuestro capital autorizado es de 20,000 millones de pesos, representados en 20,000 acciones nominativas ordinarias, con valor nominal de $1,000.00 cada una, de las cuales se suscribieron y pagaron 14,829,000 acciones. El porcentaje de capital público que tiene XM, con corte a 31 de diciembre de 2020, es de 60.13 %.

En cada reunión presencial de la Asamblea General de Accionistas se elige un representante para que presida la reunión. La señora Luz Amalia Solís Franco fue elegida presidenta de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas del año 2020. Adicionalmente, contamos con un reglamento de la Asamblea, por medio del cual se regulan las condiciones para el adecuado funcionamiento de sus reuniones ordinarias y extraordinarias, para garantizar el ejercicio de los derechos políticos y económicos de los accionistas.

Junta Directiva

Es nuestro órgano de administración superior y vela por la sostenibilidad y crecimiento de la empresa. La Junta Directiva se compone de cinco miembros principales con sus respectivos suplentes, quienes son elegidos por la Asamblea General de Accionistas para un período de un año y deben contar con las calidades exigidas en los estatutos sociales. Los miembros de nuestra Junta Directiva pueden ser reelegidos y libremente removidos por la Asamblea de Accionistas.

Al integrar la Junta Directiva, la Asamblea General de Accionistas debe elegir tres miembros independientes principales, de los cinco existentes, con sus respectivos suplentes. La designación como miembro de Junta Directiva podrá efectuarse a título personal o a un cargo determinado.

En aras de un adecuado desempeño y buscando un equilibrio, complementariedad y diversidad, para la postulación de los aspirantes a conformar la Junta Directiva se tiene en cuenta que los aspirantes no tengan inhabilidades e incompatibilidades de carácter legal, y que cuenten con los conocimientos, experiencia, formación, independencia y disponibilidad requerida para ser parte de este órgano.

La Junta Directiva elige a su presidente y él es quien debe presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias, con el soporte del secretario de la Junta Directiva, quien por determinación de los estatutos sociales es el Secretario General de la compañía. Durante el año 2020, el presidente de nuestra Junta Directiva fue el doctor Hernando José Gómez Restrepo.

En el 2020 fueron presentados a los miembros de la Junta Directiva los objetivos, valores y estrategia, para lo cual se destinaron dos sesiones en los meses de septiembre y octubre, en las que se trataron, entre otros, los análisis sociales, tecnológicos, legales, industriales y de innovación realizados como efectos de la situación actual derivada por el COVID-19 de cara a XM.

Nominación y selección del máximo órgano de gobierno

Para el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de marzo de 2021, la Junta Directiva estuvo conformada por diez miembros, dos de ellos mujeres (20 %), los cuales fueron elegidos por la Asamblea General de Accionistas en sesión realizada el 25 de marzo de 2020:

Comités de Junta Directiva

Para atender de forma integral sus responsabilidades, nuestra Junta Directiva cuenta con dos comités de carácter permanente, integrados por miembros del mismo órgano que tienen como función primordial analizar, en mayor detalle, con la administración o con asesores externos, asuntos sobre los cuales la Junta Directiva quiere contar con un análisis previo, antes de someter el asunto a discusión o aprobación. Esos comités son:

• Comité de Auditoría: es el encargado de la vigilancia de la gestión y la efectividad del control interno. Dentro de sus funciones se encuentran las de analizar y recomendar a la Junta Directiva y al gerente general las políticas, principios, modelos y metodologías a aplicar en materia de control interno y velar por su cumplimiento bajo los lineamientos del Grupo ISA.


• Comité de Junta y Gobierno Corporativo: es el encargado de las funciones de acompañamiento y seguimiento a la administración en los asuntos que se sometan a su consideración, así como del análisis y monitoreo de los nuevos negocios e inversiones que XM decida realizar. Así mismo, apoya en la evaluación del gerente general y en el análisis de temas financieros de la empresa.

Conflictos de interés

Al inicio de cada sesión de Junta Directiva, el presidente da lectura al orden del día y, una vez aprobado, pregunta si algún miembro de Junta considera que puede tener una situación de conflicto de intereses en relación con los temas a tratar. No declarándose conflicto alguno, se deja constancia expresa en el acta respectiva. En el caso de que exista una situación de eventual conflicto de intereses, los miembros de Junta Directiva lo declaran y se retiran temporalmente de las reuniones, con el fin de que los demás miembros se encarguen de la deliberación y decisión del tema. De lo anterior, se deja constancia en el acta de la reunión respectiva.

Los miembros de la Junta Directiva cuentan con los mecanismos y garantías suficientes para manifestar sus conflictos de interés y abstenerse de participar en las discusiones y decisiones, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV Parte II del Código de Buen Gobierno, en el artículo 59 de los estatutos sociales y en el procedimiento para la gestión de conflictos de interés de los administradores de XM (Acuerdo de Junta Directiva No. 038 de 2017).

Delegación de facultades de contratación

Nuestra gerente general está facultada por el artículo 58 numeral 6 de los estatutos sociales y por el acuerdo de Junta Directiva N.° 033 del 30 de junio de 2015, modificado por los acuerdos de Junta Directiva N.° 39 de noviembre de 2017 y N.° 40 de marzo del año 2018, para delegar en empleados que desempeñen cargos de nivel directivo, la facultad de contratar y ordenar gastos hasta por el valor equivalente a cuatro mil quinientos (4,500) salarios mínimos legales mensuales vigentes -smlmv-. Igualmente, la gerente general cuenta con autorización para delegar en personal directivo de la empresa, la facultad de aprobar pagos sin límite de cuantía.

Gestión de ética

Desde nuestra creación, en XM hemos basado nuestra gestión en principios éticos, conductas honestas, constructivas, idóneas y socialmente responsables. Avanzamos hacia metas cada vez más exigentes y ambiciosas, desarrollando prácticas en contextos diversos, retadores y novedosos que nos exigen enmarcarnos y soportar las decisiones en el más sólido conjunto de valores. En este escenario, la ética se reconoce como la característica intrínseca de nuestros administradores, directivos y colaboradores; en eso se fundamenta nuestro Código de Ética y Conducta.

La ética es y seguirá siendo un elemento diferenciador y dinamizador de los negocios de XM, lo que implica que nuestra gestión sea ejecutada dentro de los más altos estándares de trasparencia y buenas prácticas empresariales. Así, promovemos la sostenibilidad de la empresa y la contribución al desarrollo sostenible de los sistemas y mercados en los que operamos.

Los valores corporativos están acompañados de atributos que apoyan, fortalecen y apalancan las actuaciones relacionadas con la ética, facilitando su cumplimiento y vivencia al interior de la organización:

• Transparencia: actuar de manera confiable, accesible, clara y honesta.
• Reciprocidad: respeto a la dignidad del otro con quien la empresa se relaciona, en un ambiente de reconocimiento mutuo; de las obligaciones y derechos de las partes involucradas.
• Cumplimiento: compromiso de realizar lo prometido y de observar los parámetros, políticas, estándares y en general la normativa aplicable a la organización.
• Pluralismo: reconocimiento de la diversidad de las personas, que contribuye, con un ambiente de respeto, a enriquecer a la organización en los lugares y culturas donde opera.
• Laboriosidad: deber de los administradores, directivos y colaboradores de cumplir con las responsabilidades orientadas al logro de los objetivos misionales de la empresa. Implica realizar con cuidado y esmero las labores y deberes que le son propios dentro de la compañía.

El Código de Ética y Conducta es un marco de referencia que presenta orientaciones generales de acción, decisión y conducta, acordes con los valores corporativos de ISA y sus empresas. Está dirigido a los accionistas, inversionistas, colaboradores, proveedores, clientes, estado y sociedad. Todos los colaboradores y miembros de Junta se comprometen a cumplir el Código de Ética y Conducta de ISA y sus empresas.

Basados en nuestro Código de Ética y Conducta y sobre las actuaciones y atributos éticos promulgados, se ha diseñado el Programa Empresarial de Ética y Compliance, a través del cual ISA y sus empresas buscan fortalecer la ética como un rasgo cultural. Así mismo, permite gestionar el cumplimiento normativo relacionado con los eventos de riesgo de fraude, corrupción, soborno, lavado de activos y financiación del terrorismo, que puedan afectar los recursos empresariales y por ende, nuestra reputación y sostenibilidad.

Uno de los objetivos de la gestión de Ética y Compliance durante el 2020, fue lograr la asimilación de los involucrados en este programa empresarial, en el cual se establecen los comportamientos esperados y los criterios de actuación frente al manejo de obsequios y regalos, relacionamiento con funcionario público, gestión social y donaciones, participación en eventos externos, debida diligencia en nuevos negocios, conflicto de intereses y pagos indebidos para la facilitación de trámites y patrocinios.

Durante el 2020, el 100 % de los miembros del órgano de gobierno (20 de 20) recibió comunicaciones y formación sobre las políticas y procedimientos anticorrupción y lavado de activos de la organización. Así mismo, se incluyó en el 100 % de los contratos de proveedores y el 100 % de los empleados de XM comunicaciones al respecto, mientras que el 56 % (185 de 330) obtuvo formación sobre anticorrupción y lavado de activos.

En este periodo, con los retos de la virtualidad, en XM continuamos trabajando en la consolidación de una cultura organizacional en la cual los valores, como pilares que afirman nuestra identidad corporativa, sirvan de guía para lograr el éxito de la organización. Realizamos divulgaciones y sensibilizaciones a los diferentes grupos de interés:

Empleados:

• Inducción nuevos vinculados (virtual).
• Declaración de conflicto de intereses del 98 % de los empleados.
• Publicaciones sobre el código y la línea ética en los boletines internos.
• Capacitación al comité de ética en el protocolo para el manejo de asuntos éticos.
• Divulgación en Comité de gerencia de los avances del Programa empresarial de Ética y Compliance.
• Definición del protocolo de asuntos éticos (con el fin de gestionar adecuadamente los canales de denuncia).
• 20 miembros del órgano de gobierno y 185 empleados recibieron capacitación sobre transparencia y lucha contra la corrupción.

Proveedores:

• Carta refuerzo para el manejo de obsequios y regalos en época de Navidad.
• Publicaciones sobre el código de ética y la línea ética en el boletín de proveedores.

Clientes, sociedad y estado:

• Liderazgo y participación en la Acción Colectiva de ética y transparencia.
• Plan de comunicaciones en conmemoración de los cinco años de la Acción Colectiva.
• Organización del 8.° Foro de ética del sector eléctrico, en su primera versión virtual.
• Publicaciones sobre el código de ética y la línea ética en los boletines de clientes.
• 14 procesos de debida diligencia ampliada de Compliance para los aliados estratégicos.
• Nivel de riesgo bajo en la Medición de Transparencia Empresarial, realizada por Transparencia por Colombia.

Adicionalmente, se llevó al Comité de Ética y al Comité de Auditoría la gestión ética realizada con los diferentes grupos de interés.

El Código de Ética y Conducta, se encuentra publicado aquí.

Guía Gestión Anticorrupción y Antisoborno publicado aquí.

Acción Colectiva de Ética y Transparencia del Sector Eléctrico

El sector eléctrico colombiano, consciente de su importancia para el desarrollo del país, su impacto en la economía y su responsabilidad al prestar un servicio público esencial, quiso incorporar buenas prácticas de transparencia y ética mediante la celebración de un acuerdo voluntario. Esta alianza, coordinada por XM y el CNO (Consejo Nacional de Operación), se planteó cinco compromisos con el objetivo de avanzar como sector en aspectos fundamentales como: desarrollar e implementar programas integrales anticorrupción, prevenir las restricciones a la libre competencia, construir y divulgar mapas de riesgo de corrupción, LA/FT y competencia, y divulgar esta información para fomentar la transparencia en el sector y en el mercado de energía.

Después de la firma en 2015 de la Acción Colectiva de Ética y Transparencia, actualmente 36 empresas hacemos parte del acuerdo y trabajamos en la construcción conjunta de buenas prácticas. En el 2020 se incorporó un esquema virtual para darle cumplimiento al plan de trabajo establecido.

Como miembros de la Acción Colectiva y representantes de la Secretaría Técnica, durante 2020 en XM logramos avances en:

• Asistencia al 100 % de las mesas de trabajo.
• Divulgación permanente del acuerdo a los diferentes grupos de interés mediante publicaciones en página web, boletines, redes sociales y presentaciones.
• Avances en el cierre de brechas de los principios de Transparencia Internacional, mediante el Programa Empresarial de Ética y Compliance.
• Presentación de la Acción Colectiva y su importancia para el sector eléctrico en el Comité de Derechos Humanos de la ANDI y en el día internacional contra la corrupción, organizado por UNODC y Pacto Global Red Colombia.
• Participación en el diseño y ejecución del plan de impacto comunicacional para celebrar los cinco años de la Acción, así como en la gestión de los documentos de buenas prácticas.

8.° Foro de Ética del Sector Eléctrico: “La ética: energía que nos diferencia”

En conjunto con el Consejo Nacional de Operación (CNO), en XM desarrollamos la octava versión del Foro de Ética del Sector Eléctrico Colombiano, en su primera versión virtual, con el propósito de seguir propiciando un espacio de reflexión, acción y compromiso alrededor de la ética.

El evento contó con la asistencia de 558 personas, representantes de 170 empresas del ecosistema de energía del país y fue, además, el espacio propicio para celebrar los cinco años de la Acción Colectiva de ética y transparencia. En esta versión, los temas centrales fueron desarrollados por Joan Antonio Melé y Carlos Gajardo, conferencistas internacionales con amplia experiencia en aspectos éticos y de transparencia.

En XM seguimos firmes con nuestro compromiso de implementar procesos colaborativos de cooperación para fortalecer el liderazgo ético del sector eléctrico colombiano.